Урок курса «Аналитик данных»: как превратить громоздкую таблицу Excel в компактную

Как превратить громоздкую таблицу Excel в компактную: группируем и скрываем лишние данные

В работе с данными часто встречается такая ситуация, когда данные, которые находятся в таблице, в принципе нужны, но они не нужны прямо сейчас. Поэтому удалять их не очень правильно, но и в то же время, то что они находятся на экране и занимают место, не очень хорошо. Это отвлекает. Помочь с этим может работа со структурой книги. В этом уроке мы разберем что можно сделать с ненужными на данный момент данными, как их группировать и скрывать.

Представьте, у нас есть достаточно большая таблица, где в столбцах B и C у нас категория и группа товаров, в столбце D у нас агрегированные данные за весь январь 2021 года, и затем идет разбивка по продажам по каждому конкретному дню.

В таком виде эта таблица немного ошеломляет: когда мы на нее смотрим, мы видим стену цифр, с которыми вообще непонятно что делать. И чаще всего такая подробность нам не нужна. Но иногда нам нужно посмотреть какую-то конкретную информацию, например данные по одному конкретному дню. Давайте посмотрим что мы можем сделать.

Мы можем скрыть не интересующие нас ячейки: находим все данные по дням января, выделяем их, нажимаем правой кнопкой на заголовок столбцов и нажимаем кнопку скрыть.

У нас получились январь и февраль, а между ними изменилась граница ячеек. Это означает, что здесь спрятана куча ячеек. По факту они просто приняли нулевой размер, нулевую ширину. Вроде все хорошо, но не очень удобно. Можно нажать «Показать» обратно, но это всё же так себе, все равно удобства мало. Есть более удобный вариант — использовать инструмент, который находится на вкладке Данные, в разделе структура — Группировка и Разгруппировка.

Выделяем интересующий нас диапазон и выбираем «Группировать».

Казалось бы ничего не изменилось, однако теперь у нас появилась возможность сворачивать и разворачивать интересующие нас данные (кнопка + и — справа от полосы). Это уже гораздо удобнее. Подробнее про уровни группировок можно посмотреть в видео по таймингу 3:13.

Совет. У группировки есть горячие клавиши Shift+Alt+Стрелка вправо. Попробуйте таким образом сгруппировать февральские данные. Для разгруппировки используются клавиши Shift+Alt и Стрелка влево.

Инструмент «Промежуточный итог»

Наконец, осталась последняя опция, которая называется «Промежуточный итог». Знакомое название, да? Однако, это немного другой промежуточный итог, не тот, который мы разбирали в фильтре.

Здесь «Промежуточный итог» по сути представляет из себя группировку по строкам. Сгруппировать по строкам можно также с помощью комбинации клавиш Shift+Alt+Стрелка вправо.
Так как Microsoft считает, что по строкам у нас все-таки значений обычно больше, чем по столбцам, то мы можем использовать инструмент автоматического создания структуры. Плюс он туда же добавляет уже известную нам функцию «Промежуточные итоги».

Чтобы функция работала верно, отсортируем данные по категории и затем по группе.

Сортировку мы сделали, теперь мы можем использовать инструмент «Промежуточный итог». Давайте посмотрим что он нам предлагает:

Он меняет при каждом изменении название категории. Допустим, у нас в разнобой идут категории: VIP, аксессуар, VIP, аксессуар, VIP, аксессуар. В таком случае, инструмент сделал бы группировку при каждом изменении. Он не понял бы, что вот этот вот повторяющиеся VIP — это одно и то же, и соответственно, при каждом изменении в категории, делал бы операцию, которую мы хотим сделать в качестве итога.
В этом случае это сумма, и мы хотим просуммировать за январь, за февраль и за март целиком. Просуммировать можно было бы в принципе и все, но мы люди ленивые, чтобы так много кликать.

• Если оставить галку напротив «Заменить текущие итоги», то Excel снесет всю структуру, которая существовала у нас до этого, включая наши группировки.
• «Конец страницы между группами» — настройка, которая может потребоваться, разве что для распечатывания Excel.
• Итоги под данными. Это то, где у нас будут находиться наши итоги. Если под данными, то внизу. Если мы снимем эту галку, то они будут находиться наверху над данными. Ее мы можем сейчас снять.

Получается примерно такой результат:

Подробнее разбор результата можно посмотреть в видео по таймингу 7:20.

Итоги урока «Как превратить громоздкую таблицу Excel в компактную»

Итак на уроке вы научились показывать только те данные в таблице Excel, которые вам нужны, скрывать ненужные, и доставать их при необходимости. Вы узнали, что такое:

• Группировка и разгруппировка данных
• Скрытие данных
• Инструмент Промежуточный итог

Чему еще вы сможете научиться на курсе «Аналитик данных»

Вы прошли лишь один урок курса, и теперь умеете применять на практике один из лайфхаков аналитиков, работая с таблицами Excel. Программа курса «Аналитик данных» основана на современном подходе к поиску, сбору и обработке информации. Она учитывает все последние тренды и нововведения в сфере IT и постоянно актуализируется. Обучение разбито на 7 основных тем и 1 бонусную. Каждая из них состоит из тематических блоков с видеоуроками и домашних заданий.

Обратите внимание! В конце каждого раздела вас ждет небольшое тестирование, благодаря которому вы сможете понять, насколько хорошо изучили материалы, и, если нужно, вернуться к ним и еще раз все посмотреть.

Краткая программа курса «Аналитик данных»

• Введение в профессию — 11 уроков
• Excel для аналитики данных — 181 урок
• Python для анализа данных — 40 уроков
• Итоговый проект в портфолио
• Визуализация данных в Power BI — 19 уроков
• SQL для анализа данных — 62 урока
• Основы Python — 122 урока
• Тренировка и итоговый тест

Если вам интересна профессия аналитик данных, но остались вопросы, заполните заявку и получите консультацию.