Гайд по формулам в Excel для начинающих

Как формулы Excel упрощают жизнь офисным специалистам

Парадокс Excel в том, что многие сотрудники открывают его каждый день, но используют лишь малую часть возможностей. В итоге часы уходят на ручные расчеты, поиск данных и проверку таблиц, хотя значительную часть этой работы можно автоматизировать несколькими формулами.

Например, кадровику нужно определить сотрудников, которые должны пройти обучение в следующем месяце. Без формул придется вручную просматривать сотни строк. С формулой нужный список появляется автоматически за несколько секунд.

Или другая ситуация: бухгалтер ежемесячно рассчитывает премии для 300 сотрудников. Вместо проверки каждой строки вручную достаточно один раз настроить формулу, после чего Excel выполнит расчеты самостоятельно и практически исключит риск случайной ошибки.

Из чего состоят формулы Excel

Многих новичков пугают формулы в Excel, потому что они выглядят как набор непонятных символов. На самом деле почти любая формула собирается из нескольких простых элементов. Если понять их логику, читать и создавать формулы станет намного проще.

На практике большинство рабочих формул состоят всего из двух-трех элементов. Например, формула расчета премии может включать ссылку на ячейку с зарплатой, оператор умножения и коэффициент премии. А более сложные отчеты строятся путем комбинирования нескольких функций между собой. Главное для новичка — не пытаться запомнить десятки формул сразу, а сначала разобраться в их устройстве. Тогда даже незнакомые формулы со временем начнут читаться почти как обычный текст.

Как создать формулу в Excel вручную

Большинство формул в Excel создаются по одному и тому же принципу. Нужно указать программе, какие данные использовать и что именно с ними сделать. Освоив эту логику один раз, вы сможете самостоятельно собирать даже довольно сложные расчеты.

Процесс выглядит так:

Шаг 1. Выберите ячейку для результата. Кликните по ячейке, где должен появиться итог вычислений. Именно сюда Excel будет выводить результат формулы.

Шаг 2. Поставьте знак «=». Это обязательное правило. Знак равенства сообщает программе, что дальше идет формула, а не обычный текст.

Шаг 3. Укажите данные для расчета. Можно вводить адреса ячеек вручную или просто нажимать на нужные ячейки мышкой. Например: =A2+B2. Excel сложит значения из ячеек A2 и B2.

Разберем простой пример — подсчет цены товара с учетом скидки. Чтобы не мучаться с калькулятором и перепечатыванием результата в таблицу, проще составить формулу. В видео Максим Пустотин, преподаватель курса «Аналитик данных», руководитель направления / Product Owner в Банке ВТБ (ПАО) показал, как производить расчеты с данными в ячейках и как использовать понятия абсолютной и относительной адресации при проведении вычислений.

Как работать с встроенными формулами

Если формулы, которые мы разбирали выше, вы создавали самостоятельно, то встроенные формулы уже есть в Excel по умолчанию. Вам не нужно придумывать алгоритм расчета — достаточно выбрать нужную функцию и указать данные, с которыми она должна работать.

Именно встроенные формулы позволяют за секунды выполнять задачи, на которые раньше уходили десятки минут ручной работы.

Где найти встроенные формулы

Самый простой способ — открыть вкладку «Формулы» в верхнем меню Excel.

Здесь функции сгруппированы по категориям:

• финансовые;
• математические;
• логические;
• текстовые;
• статистические;
• дата и время;
• поиск и ссылки.

Если не знаете, какая формула нужна, можно воспользоваться кнопкой «Вставить функцию» (fx) рядом со строкой формул. Excel предложит список функций и кратко объяснит назначение каждой из них.

Как использовать встроенную формулу

Алгоритм почти всегда одинаковый:

1️⃣ Выберите ячейку для результата.

2️⃣ Введите знак «=».

3️⃣ Напишите название функции.

4️⃣ В скобках укажите данные для обработки.

5️⃣ Нажмите Enter.

Например: =СУММ(A2:A20). Excel автоматически сложит все числа в диапазоне от A2 до A20.

10 основных формул в Excel, которые 100% пригодятся в работе

Если открыть полный список функций Excel, можно увидеть несколько сотен формул. Хорошая новость в том, что большинству офисных специалистов для повседневной работы хватает буквально десяти. Именно они чаще всего помогают автоматизировать отчеты, расчеты, кадровые таблицы и финансовые документы.

Предлагаем протестировать пару функций на практике. В коротком видео Максим Пустотин показал, как посчитать количество ячеек, как просуммировать данные и найти максимальное и минимальное значение.

Как знание формул Excel увеличивает стоимость специалиста на рынке труда

Сегодня работодатели ценят не тех, кто просто выполняет задачи, а тех, кто делает это быстро, точно и без лишних затрат времени. Именно поэтому знание Excel все чаще становится конкурентным преимуществом при трудоустройстве и повышении. Ведь специалист, который умеет работать с формулами быстрее готовит отчеты, эффективнее работает с большими объемами данных, реже допускает ошибки, может брать на себя аналитические задачи и экономит рабочее время себе и компании.

Не случайно навыки Excel регулярно встречаются в требованиях к бухгалтерам, кадровикам, аналитикам, менеджерам и руководителям. Чем лучше специалист умеет работать с данными, тем больше у него шансов получить более интересные задачи, повышение и более высокий доход. В современном офисе Excel давно стал не просто программой для таблиц, а одним из инструментов карьерного роста.