5 продвинутых формул в Excel для бухгалтерских отчетов

Как Excel помогает бухгалтеру в работе с отчетами

Для бухгалтера Excel — не просто таблица, а инструмент автоматизации рутинных действий. По данным Microsoft, около 82% бухгалтеров используют Excel ежедневно, но лишь около 30% — применяют продвинутые функции вроде СУММЕСЛИ, ВПР, ЕСЛИОШИБКА или ИНДЕКС. Остальные продолжают работать вручную, хотя современный Excel позволяет автоматизировать до 70% операций при подготовке отчетов: от распределения затрат по статьям до сверки данных из разных файлов.

Главное преимущество продвинутых формул — скорость и точность. Например:

• Вместо ручного подсчета остатков по десяткам счетов можно использовать СУММЕСЛИМН и получить итог за секунду.
• При проверке данных из нескольких ведомостей формула ВПР или ее более гибкий аналог XПОИСК моментально сопоставит значения.
• А функции ЕСЛИОШИБКА и ИНДЕКС позволяют автоматически устранять несостыковки, чтобы не тратить время на поиск и исправление ручных ошибок.

В итоге продвинутые формулы Excel позволяют бухгалтеру:

• Сократить время на подготовку отчетов с нескольких часов до 15–20 минут.
• Избежать ручных ошибок и автоматически проверять корректность данных.
• Создавать наглядные финансовые сводки, которые можно сразу использовать для презентации руководству.
• Повысить свою ценность на рынке труда, показывая не только аккуратность, но и цифровую компетентность.

Для того, чтобы вы прямо сейчас могли подтянуть свои навыки Excel, предлагаем познакомиться с 5 полезными продвинутыми формулами в для оптимизации работы с отчетами.

№ 1. Текстовые функции: ПОИСК и ПОДСТАВИТЬ: ищем и заменяем подстроку в строке

Предположим, улицы Ленина по всей России переименовали в улицы Ульянова. И к вам периодически попадают списки клиентских заказов, по привычке оформленных на улицу Ленина. У вас есть таблица из двух полей: номер клиента и его адрес. Нужно быстро найти клиентов, которые проживают на улице Ленина и заменить улицу Ленина на улицу Ульянова.

Чтобы не делать все это вручную часами, лучше воспользоваться текстовыми функциями ПОИСК и ПОДСТАВИТЬ и за считанные минуты выполнить задачу. Это простое действие сэкономит бухгалтеру часы рабочего времени.

№ 2. Текстовые функции: ПСТР: извлекаем текст из строк за пару секунд

Представьте, что у вас есть список номеров заказов, но потерялись даты, когда этот заказ был сделан. При этом вы знаете, что в сам принцип формирования номера заказа заложена дата. Она идет после букв LR и состоит из восьми символов: сначала год, потом месяц, потом день. Затем идет какой-то свой собственный номер заказа который нам сегодня не интересен. Ваша задача — выявить эту дату в чистом виде.

Давайте будем честны — вручную на обработку десятков ячеек уйдет несколько часов. А всем известные функции ЛЕВСИМВ и ПРАВСИМВ помогают брать символы только с начала или с конца строки. Поэтому здесь лучше воспользоваться функцией ПСТР. Она позволяет вернуть заданное число знаков из строки текста, начиная с указанной позиции. Кстати, все текстовые функции в той или иной мере оперируют указанием позиции.

№ 3. Функция СУММПРОИЗВ: высчитываем общую сумму затрат за один раз

Рассмотрим задачу: отдел маркетинга закупал рекламу у площадок лидогенерации с сентября по декабрь. Лид — это оставленный клиентом контакт, по которому с ним можно связаться. Обычно это email или телефон. Цена компании за лид фиксированная в течение месяца, но может отличаться у разных площадок.

Коллеги хотят узнать, сколько всего денег компания заплатила площадкам лидогенерации за весь период, и сколько было заплачено каждой из площадок отдельно.

Первым делом посчитаем сколько всего потрачено. Для этого нужно умножить стоимость лида на полученное число лидов, а затем сложить полученные произведения. Здесь пригодится функция СУММПРОИЗВ.

№ 4. Функции СЛУЧМЕЖДУ и СИМВОЛ: генерируем случайные числа и символы

Бухгалтерам часто поручают задачи, связанные с выборкой, генерацией паролей или моделированием случайных процессов. Представим, что вам нужно сгенерировать сложный пароль для одной из рабочих платформ компании. Надежный пароль — это случайный набор из 8 и более символов, который включает в себя цифры, буквы в разном регистре и специальные символы.

Для подбора случайных цифр существует функция СЛУЧМЕЖДУ(). Она генерирует случайное число в определенном диапазоне. Нужно задать верхнюю и нижнюю границу, и функция выдаст случайное число между этими двумя границами. Например формула «=СЛУЧМЕЖДУ(1;10)» выдаст случайное число между 1 и 10.

Но случайного числа недостаточно для генерации надежного пароля, в него нужно включить символы, буквы и специальные символы. Как все это сделать в Excel, объяснил Егор Лысянский, преподаватель Action Digital School, эксперт в сфере аналитики на бесплатном уроке «Как генерировать случайные данные и для чего это нужно». На нем вы в качестве бонуса получите готовую таблицу символов в Excel с отдельными кодами.

Пройти бесплатный урок

№ 5. Функции ЕСЛИМН и ДОЛЯГОДА: работаем со множеством условий, датами и значениями

Допустим, у вас есть семь возрастных групп. Вам нужно определить в какую из них попадает клиент. Вы решаете пойти стандартным путем и сделать все через формулу ЕСЛИ и в итоге получается вот такое страшное нечто:

Это не очень удобно читать, и слово ЕСЛИ в ней встречается целых шесть раз. И это далеко не предел. На практике бывают случаи, когда приходится писать слово ЕСЛИ десятки раз. Чтобы не мучаться в таких ситуациях, есть формула ЕСЛИМН.

В чем сложность этой задачи? Большую возрастную группу (до 35 или после 35) вы легко вычислите через ЕСЛИ, а вот с малой так не получится, ведь в ней есть сегменты с шагом в 10 лет. И тут как раз пригодится формула ЕСЛИМН.

Вывод: Excel превращает бухгалтера в стратегического специалиста

Чем больше поручений бухгалтер умеет выполнять в Excel, тем меньше рутины у него остается. Когда отчеты не приходится собирать вручную, а все формулы работают четко и без ошибок, появляется время на главное: анализ, планирование, проверку данных и общение с клиентами или руководством. И именно эти задачи показывают профессиональный уровень специалиста.

Освоив продвинутые функции, бухгалтер перестает быть лишь исполнителем. Он быстрее закрывает периоды, увереннее работает с проверками и становится тем, к кому обращаются за решениями, а не за расчетами. Excel в этом смысле — не просто программа, а показатель профессиональной зрелости.