Создание и настройка отчета по выплате зарплаты в «1С: Бухгалтерии» с помощью СКД

Что такое система компоновки данных и как она работает

СКД — это встроенный механизм 1С для создания отчетов. Он помогает получить данные из базы, обработать их и вывести в удобном виде: таблицей, группировкой, списком, с итогами и отборами. Проще говоря, СКД превращает «сырые» данные из системы в понятный отчет для работы.

Для бухгалтера это особенно полезно, когда стандартных отчетов не хватает. Например, нужно быстро увидеть выплаты зарплаты по сотрудникам, отобрать данные за конкретный период, сгруппировать их по подразделениям или вывести только нужные поля. Без СКД пришлось бы собирать информацию вручную или просить программиста. С этим механизмом можно настроить отчет точнее под свою задачу и лучше понимать, как 1С работает изнутри.

Как быстро создать отчет: подробный разбор на конкретном примере

Представьте ситуацию: вы бухгалтер, и руководитель просит быстро показать, кому, когда и в каком размере была выплачена зарплата за месяц. Стандартные отчеты дают общую картину, но не позволяют гибко отобрать данные, сгруппировать их или вывести в нужном формате. В итоге приходится вручную проверять документы или собирать информацию по частям. Намного проще один раз настроить отчет через СКД и дальше получать нужные данные за пару кликов.

А вот как это сделать на практике — в видео рассказал и показал Иван Резников, сертифицированный практикующий разработчик 1С, преподаватель курса «Аналитик 1С» в Action Digital School.

Подготавливаем данные для отчета

Для начала вам необходимо выполнить предварительные шаги, чтобы подготовить данные. Следуйте шагам инструкции ниже. Если что-то не понятно, вы можете вернуться к видео, чтобы пройти этот путь вместе с экспертом.

• Создайте сотрудников.
• Создайте несколько документов начисления.
• Для первых двух документов оформите выплаты.
• У вас получатся данные по приходам — «Начисление зарплаты» и расходам — «Ведомость в кассу».

Теперь вы можете создать отчет, который покажет, сколько денег надо еще выплатить по зарплате.

Создаем внешний отчет

Чтобы не вмешиваться в конфигурацию и не зависеть от разработчиков, удобнее создать внешний отчет.

Порядок действий:

• Создайте в Конфигураторе новый документ «Внешний отчет».
• Задайте имя отчета «Выплата.Зарплаты».
• Создайте схему компоновки данных — в ней и будет происходить создание отчета.

Плюс такого подхода в том, что вы можете дорабатывать отчет под себя: добавлять поля, менять структуру, настраивать отображение. И все это без риска «сломать» основную систему.

Откроется конструктор СКД. На вкладке «Наборы» данных вы сможете выбрать несколько источников данных:

• Запросы к базе данных,
• Объекты-таблицы, сформированные вне отчета,
• Объединения запросов и/или объектов-таблиц.

Правой кнопкой мыши добавьте набор данных — «Запрос». Вызовите Конструктор запроса → Выберите таблицу регистр накопления «ЗарплатаКВыплатеОстаткиИОбороты».

Тут вы видите данные, которые можно будет использовать в отчете. Однако здесь отсутствуют даты. Чтобы можно было в отчете увидеть период выплат, надо установить настройку периодичности — «Авто».

Теперь вам доступны данные в разрезе различных периодов.

• Перенесите поля «Организация», «Сотрудник», «Подразделение», «СуммаКВыплатеНачальныйОстаток», «СуммаКВыплатеПриход», «СуммаКВыплатеРасход», «СуммаКВыплатеКонечныйОстаток», «ПериодМесяц» из «Таблицы» в «Поля».
• Нажмите «Ок» и в СКД появится текст запроса и список доступных полей — это те поля, по которым можно будет сделать настройку отчета: отборы, сортировку и т.д. А те поля, которые будут выводиться пользователю — это поля в тексте запроса.

Так как у нас отчет предполагает расчет (суммирование) выплат, то надо определить, какие поля будут расчетными.

На вкладке «Ресурсы» определите поля, которые должны суммироваться. Это все поля «Сумма».

Возможно не только суммирование, но и другое вычисление, например, можно посчитать среднюю зарплату, если выбрать функцию «Среднее()».

Теперь перейдите на вкладку «Настройки». Здесь определяется внешний вид отчета. Возможны 3 варианта компоновки данных:

• Группировка.
• Таблица.
• Диаграмма.

При разработке отчета желательно продумать, какие задачи будут решаться этим отчетом и выводить только нужную информацию, иначе работать с ним будет неудобно.

Варианты создания отчета с помощью группировки и таблицы

Когда данные уже подтянуты в СКД, возникает вопрос — как их показать. Один и тот же набор можно вывести по-разному: простым списком или с группировкой и итогами. От этого напрямую зависит, насколько отчет будет полезен в работе.

Есть два базовых формата, которые чаще всего используют бухгалтеры — отчет в виде таблицы и отчет с группировкой. Как их сделать, в коротком ролике объяснил и наглядно показал Иван Резников.

Табличный вариант — для проверки и детализации. Группировка — для анализа и принятия решений. В реальной работе обычно используют оба формата. Сначала смотрят сводный отчет с группировками, а если нужно разобраться глубже — переключаются на детальный список.

СКД как раз удобна тем, что позволяет не выбирать один вариант навсегда, а настраивать отчет под текущую задачу за несколько минут.

Варианты создания отчета с помощью диаграммы

Не все задачи удобно решать через таблицы. Иногда важнее не список операций, а общая картина: сколько выплат было, как они распределяются, где есть отклонения. В таких случаях отчет в виде диаграммы работает намного лучше — он сразу показывает структуру и динамику. В СКД можно выводить данные как визуализацию, в столбчатые, круговые или линейные диаграммы. Как это сделать? Иван Резников дал подробную инструкцию в коротком видео.

От отчетов «как есть» — к отчетам «под задачу»

Когда начинаешь работать с СКД, быстро понимаешь: стандартные отчеты — это лишь базовый уровень. Настоящее удобство появляется тогда, когда вы сами управляете тем, какие данные видеть и как их анализировать. Отчет по выплате зарплаты — лишь один из примеров, который легко масштабируется под любые задачи. Освоив этот инструмент, вы перестаете подстраиваться под систему и начинаете настраивать ее под себя.