Аналитика в 1С без сложных настроек: 5 полезных лайфхаков по работе с отчетами

Полезный материал под скачку:

Чек-лист. 5 отличий хорошего отчета от плохого: как проверить свою работу за 1 минуту

Зачем современным офисным специалистам осваивать аналитику 1С

В 1С уже хранятся данные, которые нужны специалистам для ежедневных решений: продажи, расчеты с контрагентами, договоры, расходы, сведения о сотрудниках. Проблема обычно не в отсутствии информации, а в том, как быстро достать из общей базы именно то, что нужно сейчас.

Например, руководитель просит показать задолженность перед поставщиками. Можно вручную собирать ее через оборотно-сальдовые ведомости. А можно открыть готовый отчет и увидеть поставщиков, суммы приобретений и оплат, авансы и текущий долг. То же самое работает с другими задачами.

Для этого не обязательно уметь программировать. В стандартных отчетах 1С можно менять период, ставить фильтры, выбирать нужные поля, группировать данные, добавлять реквизиты и сохранять свои варианты отчетов.

Главный навык здесь — научиться переводить рабочую задачу в конкретный запрос к данным. Не «нужен отчет по договорам», а «покажите договоры, которые заканчиваются в этом году». Чем точнее сформулирован запрос, тем проще собрать под него полезный отчет. В результате специалист меньше занимается ручными сводками и быстрее получает информацию для работы. А умение самостоятельно находить, структурировать и анализировать данные в 1С постепенно выводит пользователя на следующий уровень — к задачам аналитика 1С.

Что уже умеет 1С: готовые отчеты, о которых знают не все

Для многих аналитических задач не нужно собирать отчет с нуля. В типовых конфигурациях 1С уже есть готовые отчеты, которые автоматически используют данные из базы. Остается выбрать нужный инструмент и настроить его под свою задачу.

Где искать отчеты в 1С

Основная часть находится в разделе «Отчеты», но это не единственное место. Отдельные отчеты встречаются внутри тематических разделов, например «Зарплата и кадры». Набор инструментов зависит от конкретной конфигурации и подключенного функционала.

Особенно полезен блок отчетов для руководителя. Здесь бухгалтерские данные представлены так, чтобы их мог понять человек без знания счетов и проводок. Например, можно посмотреть:

• финансовые результаты;
• движение денежных средств;
• продажи по номенклатуре, контрагентам и ответственным;
• расчеты с покупателями и поставщиками;
• дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Допустим, руководитель хочет понять, почему за год получилась именно такая прибыль. В отчете «Анализ финансовых результатов» можно увидеть выручку, себестоимость, валовую прибыль, остальные доходы и расходы, а затем детализировать показатель вплоть до документов, из которых он сложился.

Другой пример — деньги компании. Отчет по движению денежных средств позволяет посмотреть поступления и списания в разрезе статей и понять, куда фактически уходили средства за выбранный период. Для этого не нужно вручную собирать операции из разных участков учета.

Готовый отчет можно адаптировать под себя

Название «готовый» не означает, что придется работать только с тем вариантом, который предложила программа. В отчетах можно менять период, задавать отборы, добавлять и убирать показатели, настраивать группировку, сортировку и оформление.

Например, вместо общей задолженности по всем поставщикам можно выбрать одного конкретного контрагента. А в отчете по продажам — оставить нужный период и посмотреть показатели по отдельной номенклатуре.

Поэтому перед тем, как переносить данные в Excel и собирать новую таблицу, стоит сначала проверить возможности самой 1С. Нередко нужный отчет уже существует — его остается только правильно настроить.

Лайфхак № 1. Как настроить готовый отчет под свою задачу: пошаговый план

Типовой отчет редко нужен целиком. Например, руководитель просит показать задолженность только одного поставщика или бухгалтеру нужны остатки материалов вместе с единицами измерения. Вместо ручной доработки таблицы можно изменить сам отчет через кнопку «Показать настройки». Что входит в базовую настройку?

Шаг 1. Фильтры: оставляем только нужные данные

Фильтр помогает убрать из отчета все, что сейчас не относится к задаче. В зависимости от отчета можно задать период, организацию, контрагента, сотрудника, вид номенклатуры и другие условия.

Например, отчет показывает задолженность перед всеми поставщиками. Если руководителю нужны данные только по одной компании, достаточно добавить отбор по поставщику — в результате останутся только относящиеся к нему суммы.

Шаг 2. Поля: добавляем нужное и убираем лишнее

Иногда в стандартном отчете не хватает буквально одного показателя. В этом случае не обязательно переносить данные в Excel и дописывать столбец вручную: нужное поле можно добавить в настройках.

Шаг 3. Группировка и структура: собираем данные в удобном порядке

Группировка определяет, как информация будет организована внутри отчета. Например, если в базе ведется несколько компаний, можно сначала разделить данные по организациям, а уже внутри каждой показать относящиеся к ней записи.

Это особенно удобно для больших отчетов: вместо длинного общего списка получается понятная структура, в которой легче найти нужный блок и сравнить данные.

Шаг 4. Сортировка и оформление: делаем отчет читаемым

В настройках можно определить порядок строк, округлить суммы, вывести заголовок или визуально выделить отдельные значения. Например, отрицательные показатели можно показать красным, чтобы они сразу бросались в глаза.

Главное — не бояться пробовать настройки. Если результат не устроил, измененный вариант можно не сохранять, а во многих отчетах настройки можно сбросить и вернуться к стандартным. Удачный вариант, наоборот, стоит сохранить: тогда при следующем таком запросе останется поменять период или другой фильтр, а не собирать отчет заново.

В видео Алла Михеева, практикующий бухгалтер, преподаватель онлайн-школы Action Digital School, показала какие готовые отчеты есть в 1С, чем они могут быть полезны и как их можно настроить.

Лайфхак № 2. Аналитика для кадровика: как собирать нужные данные о сотрудниках за пару кликов

В 1С:Бухгалтерии есть отдельный блок кадровых отчетов. Его возможности скромнее, чем в специализированных кадровых конфигурациях, но для многих повседневных задач их достаточно: можно быстро собрать сведения о сотрудниках и оставить в отчете только те данные, которые нужны сейчас. Как именно? Давайте разбираться.

1️⃣ Убираем из отчета лишние сведения. Хороший пример — отчет «Личные данные сотрудников». В нем может быть большой набор информации по каждому человеку, хотя для конкретной задачи нужны всего несколько полей.

Допустим, кадровику необходимо подготовить список сотрудников с определенными сведениями. Вместо того чтобы выгружать всю таблицу и удалять лишние столбцы в Excel, можно открыть расширенные настройки и сразу убрать ненужные поля. В готовый отчет попадет только выбранная информация.

2️⃣ Проверяем кадровые данные по заданным условиям. Фильтры помогают решать более точечные задачи. Например, в отчете по действующим согласиям на обработку персональных данных можно задать организацию и дату, а в результате получить сведения о сотруднике, дате получения документа, основании и сроке действия.

Похожий принцип работает и с другими кадровыми отчетами: выбираем нужный отчет → задаем условия → оставляем необходимые поля → получаем готовую выборку.

При этом возможности будут зависеть от конфигурации 1С и от того, какие сведения вообще ведутся в базе. Если нужных данных в системе нет, один только отчет их не создаст. Поэтому аналитика начинается еще на этапе ведения учета: чем точнее и полнее заполняется база, тем больше полезной информации из нее можно получить позже.

Лайфхак № 3. Как добавить в 1С данные, которых изначально не было

Иногда для анализа нужен показатель, которого в стандартной карточке или документе просто нет. Например, компания хочет отслеживать, подписан ли авансовый отчет или какой менеджер отвечал за конкретный договор. Для таких задач в 1С предусмотрены дополнительные реквизиты и сведения.

Дополнительные реквизиты и сведения — это собственные поля компании. Вы добавляете в 1С новый признак, заполняете его при работе, а затем можете использовать эту информацию для поиска, отбора и анализа.

Причем значение не обязательно вводить вручную текстом. Для нового поля можно заранее определить подходящий формат: например, «да/нет» или выбор сотрудника из справочника. Это помогает сохранять данные единообразными. Разберем простой пример вместе с экспертом Аллой Михеевой.

Лайфхак № 4. Как создать и настроить универсальный отчет, если готовых отчетов уже недостаточно

Готовые отчеты удобны, пока нужная задача предусмотрена разработчиками. Но иногда требуется нестандартная выборка: например, найти договоры с определенным сроком действия или проверить, правильно ли заполнена номенклатура. Для таких задач в 1С есть «Универсальный отчет».

Универсальный отчет позволяет самостоятельно определить, откуда взять данные, какие сведения показать и по каким условиям их отобрать. Работать можно с разными объектами 1С: справочниками, документами и регистрами.

Общая логика выглядит так: Рабочий вопрос → источник данных → нужные поля → фильтры → структура → готовый отчет

Например, вам не нужен список всех договоров компании. Нужно узнать, какие из них продолжат действовать в следующем году. Тогда источником становится справочник договоров, а в отчет можно вывести только необходимые поля: номер, организацию, контрагента и срок действия.

Так вместо просмотра сотен карточек по одной мы сначала сужаем массив данных до нужной выборки, а уже затем разбираемся с подозрительными позициями. В этом и состоит одна из главных возможностей универсального отчета: он позволяет собрать рабочую выборку под конкретную задачу, даже если отдельного готового отчета для нее в 1С нет.

5 рабочих вопросов, на которые можно ответить с помощью универсального отчета

Чтобы освоить универсальный отчет, проще начинать не с изучения всех его настроек, а с конкретной задачи из своей работы. Сначала сформулируйте, что именно хотите узнать, а затем определите, какие данные для ответа понадобятся.

Вот несколько задач, на которых можно потренироваться:

✓ Какие товары или услуги продавались чаще всего. Можно собрать данные по номенклатуре и посмотреть, какие позиции чаще встречались в документах за выбранный период. Такой отчет пригодится, например, для анализа продаж.

✓ У каких контрагентов самая большая задолженность. Выборка поможет быстро найти компании с крупными суммами долга и сосредоточиться именно на них, а не просматривать весь список контрагентов.

✓ Какие расходы были самыми значительными за месяц. Задаем нужный период и оставляем сведения, по которым можно оценить расходы. В результате получаем компактную выборку вместо просмотра документов по одному.

✓ Какие документы были проведены за определенный период. Например, можно проверить счета-фактуры или другие документы за конкретный месяц. Особенно удобно, когда в базе их сотни и нужен только определенный срез.

✓ Какие договоры скоро закончатся или перейдут на следующий год. В отчет выводим договор, контрагента и срок действия, а затем оставляем записи, которые требуют внимания. Такой список уже можно использовать как основу для дальнейшей работы с договорами.

Начать лучше с одного простого запроса, который действительно возникает в вашей работе. Если получившийся отчет дает конкретный ответ, а не просто показывает очередную большую таблицу, значит задача сформулирована правильно. Именно такой подход постепенно формирует аналитическое мышление: сначала понять, что нужно узнать, и только потом искать подходящие данные и инструменты.

Лайфхак № 5. Как использовать конструктор запросов для работы с нестандартными задачами

Универсальный отчет позволяет решать много нестандартных задач, но у него есть ограничение: он работает с одним выбранным объектом 1С за раз. Если для анализа нужно связать информацию из нескольких источников, возможностей пользовательских настроек уже может не хватить.

Для таких случаев существует конструктор запросов. Он помогает собрать запрос к базе через понятный интерфейс: пользователь выбирает источники, нужные поля и условия, а программа формирует текст запроса автоматически. Писать его с нуля и знать весь синтаксис языка запросов 1С для первых экспериментов не требуется.

Логика здесь уже знакомая: выбираем источники → определяем нужные данные → задаем условия → связываем источники → получаем результат. Посмотрим как все это выглядит на практике.

От пользователя 1С к аналитику: как растет уровень работы с данными

Освоение аналитики в 1С можно начинать с инструментов, которые уже знакомы по повседневной работе, а затем постепенно переходить к более сложным задачам. Для этого не нужно сразу изучать программирование или устройство всей системы.

Разница между первым и последним уровнем хорошо видна на обычной рабочей задаче. Начинающий пользователь ищет готовый отчет «как есть». Более опытный сначала формулирует, что именно ему нужно узнать, затем находит нужные данные и собирает из них подходящий отчет.

Например, руководитель просит выяснить, какие договоры скоро заканчиваются и кто из менеджеров с ними работал. Специалист уже не перебирает карточки вручную: он понимает, где хранятся сроки договоров, как добавить сведения об ответственном сотруднике и каким инструментом собрать нужную выборку.

Именно здесь обычное знание интерфейса 1С постепенно превращается в аналитический навык. А если хочется развиваться дальше, следующим шагом может стать более глубокое изучение устройства 1С, запросов и работы аналитика 1С.